По правилам НИУ ВШЭ, опубликованным 21 сентября 2023 года, конкурс академической мобильности поддерживает поездки для очных выступлений с научным докладом или постером. Среди его целей — помочь молодым учёным войти в мировое научное сообщество.
Академический характер мероприятия должны подтверждать полная программа и сведения на сайте мероприятия или его организатора. Организатор должен быть внешним по отношению к университету. Если университет выступает соорганизатором, он не должен финансировать мероприятие.
Конкурс не принимает заявки на деловые и студенческие конференции, круглые столы, методические семинары, летние и зимние школы. Стажировки и мероприятия по повышению квалификации также исключены.
Для зарубежного мероприятия, включая поездки в страны СНГ, заявку подают не позднее чем за 45 дней до начала. Для мероприятия в России срок составляет 30 дней. Претендент подаёт заявку через Единый личный кабинет, в разделе научных сервисов, либо по прямой ссылке со страницы конкурса.
Подать заявку можно в течение календарного года, но в августе ответственные за решения, как правило, не рассматривают обращения из-за отпусков. Поэтому организаторы рекомендуют заранее планировать сентябрьские поездки. Перед подготовкой заявки стоит проверить действующие условия конкурса и сроки подачи.