Чтобы воспользоваться оборудованием, аспирант КФУ подаёт заявку в профильную лабораторию или ответственное подразделение через личный кабинет либо научный отдел. Сначала документ визирует научный руководитель, затем ответственные лица согласуют перечень приборов и график работы.
По регламенту доступа время работы с оборудованием закрепляют за конкретной исследовательской задачей. Аспирант проводит эксперименты в те промежутки времени, которые согласованы.
Прежде чем получить допуск к сложным установкам, аспирант проходит профильный инструктаж и подтверждает навыки работы. Новичкам регламент запрещает проводить эксперименты самостоятельно. Согласованная заявка не заменяет допуск к оборудованию.