Для подготовки к защите соискатель подаёт заявление о размещении диссертации на сайте КФУ, а также автореферат. Заявление на имя председателя диссертационного совета представляют в 1 экземпляре. Если защита проходит на иностранном языке, подают отдельное заявление.
Личный листок по учёту кадров с фотографией заверяют по месту работы, затем подают в 1 экземпляре. Соискатель степени кандидата наук прилагает заверенные копии документов об образовании вместе с приложениями. В перечень входят дипломы специалиста, бакалавра, магистра, а также диплом об окончании аспирантуры или адъюнктуры. Для докторской защиты соискателю понадобится заверенная копия диплома кандидата наук.
Если диплом выдан за рубежом, соискатель представляет копию документа о признании в России полученного образования или квалификации. Этот документ подтверждает предоставление академических или профессиональных прав, равных правам обладателя российского высшего образования. Отдельное признание не требуется, если образование подпадает под международный договор о взаимном признании либо диплом выдан иностранной организацией из перечня Правительства РФ. Для учёной степени, полученной за рубежом, перечень КФУ предусматривает также копию свидетельства о её признании, кроме оговорённых случаев.
При подаче заявления о защите на иностранном языке иностранный гражданин представляет в диссертационный совет диссертацию на том же языке. Автореферат он подаёт на русском и иностранном языках.