После обсуждения кандидатской диссертации в НИУ ВШЭ начинают готовить пакет документов, необходимый для утверждения. В него включают заключение организации с приложением, справку о предзащите и заявление. Действующие аспиранты, проходящие итоговую аттестацию, дополнительно представляют её протокол.
Подготовленные после предзащиты проекты документов направляют по электронной почте менеджеру профильной аспирантской школы НИУ ВШЭ. После этого пакет по очереди проверяют менеджер аспирантской школы, менеджер диссертационного совета и Управление аспирантуры и докторантуры. Менеджер аспирантской школы сообщает соискателю, согласованы ли документы и какие правки необходимо внести.
Исследователь может прикрепиться к кафедре в качестве соискателя. Некоторые вузы устанавливают дополнительные требования, при этом срок прикрепления обычно составляет до трёх лет.
Соискатель готовит диссертацию и сдаёт кандидатские экзамены. Наравне с аспирантом он выступает на конференциях и публикует научные статьи.