Аспирант подаёт заявку самостоятельно, если правила конкурса допускают его участие без научного руководителя. Если требуется поддержка руководителя кандидатской работы, его участие согласуют при подготовке документов. В положении о конкурсе проверяют срок подачи, чтобы учесть его при согласовании заявки с университетом.
В смету исследовательского проекта включают только обоснованные расходы, допустимые по условиям конкурса. При подготовке финансовой части заявки устанавливают организатора конкурса, размер финансирования и продолжительность проектов. Нарушение финансовых требований и несоответствие критериям конкурсного отбора могут привести к отклонению заявки.
Требования к статусу аспиранта, составу исследовательского коллектива и организации-заявителю проверяют при подготовке документов. Эти условия определяют, соответствует ли заявка требованиям к участникам конкурса.
До подачи заявки на грант изучают закреплённые в конкурсной документации обязательства по научной отчётности. Отдельно проверяют требования к итоговым документам и публикациям, которые предстоит выполнить победителю.